Il sistema di segnalazione DEUTZ/Regolamento per la procedura di segnalazione

Qui offriamo ai nostri dipendenti, ai partner commerciali, ai clienti o ad altri terzi la possibilità di segnalare 24 ore su 24 violazioni rilevate della compliance relative al Gruppo DEUTZ, affinché le violazioni legali e normative possano essere rilevate rapidamente e i comportamenti scorretti accertati possano essere inibiti. Le violazioni di leggi e linee guida possono causare gravi danni all'azienda, ai suoi dipendenti, ai partner commerciali ma anche alla collettività.

Utilizzate il nostro sistema di segnalazione/la procedura di segnalazione se avete prove concrete di gravi violazioni di leggi, linee guida o principi aziendali. Illeciti gravi sono soprattutto

• Reati di corruzione, antitrust e riciclaggio di denaro sporco
• Furto, malversazione e reati di arricchimento
• Violazioni della normativa sui titoli e uso illegale di informazioni privilegiate
• Rischi per i diritti umani o per l'ambiente e violazioni degli obblighi ambientali o in materia di diritti umani derivanti dalle attività commerciali di DEUTZ o di uno dei nostri fornitori diretti o indiretti; per violazione di una posizione giuridica protetta o di un obbligo ambientale o in materia di diritti umani si intende qualsiasi comportamento che violi uno dei divieti elencati all'art. 2 commi 2 e 3 LkSG.
• Violazione degli standard ambientali
• Falsificazione e soppressione di contratti, relazioni o registrazioni
• Gravi violazioni della privacy e della protezione dei dati
• Comportamento illecito in materia di contabilità conforme, controlli contabili interni, revisione e rendicontazione finanziaria
• Violazioni normative che potrebbero danneggiare gravemente la reputazione dell'azienda
• Violazioni da parte di dirigenti e membri degli organi esecutivi
• Comportamenti scorretti relativi al diritto dell'UE, come frodi fiscali o reati in materia di appalti pubblici, sicurezza dei prodotti e delle strade, salute pubblica e tutela dei consumatori.

Protezione per tutte le parti coinvolte:

Il sistema di segnalazione/la procedura di segnalazione garantisce la massima protezione possibile al segnalante e alle persone interessate, ad esempio consentendo loro di utilizzarlo in forma anonima se lo desiderano. È possibile inviare le informazioni all'indirizzo e-mail ComplianceDEUTZcom o in qualsiasi momento per posta (DEUTZ AG, Corporate Compliance, Ottostr. 1, 51149 Colonia).

Un'indagine sui fatti sarà avviata solo dopo un attento esame delle informazioni e se vi sono indizi concreti di una violazione delle norme. Le informazioni saranno trattate nell'ambito di un processo equo e riservato. Il nome del segnalante o le circostanze che potrebbero rivelarne l'identità non vengono divulgati alla persona accusata o resi pubblici. La divulgazione dell'identità può essere necessaria solo in casi eccezionali, ad esempio per disposizioni di legge. La discriminazione, l'intimidazione o l'ostilità derivanti da una segnalazione effettuata tramite il sistema/la procedura di segnalazione DEUTZ o la procedura saranno indagate e sanzionate secondo lo stesso processo.

TELL US, but tell it right.
 

Una volta ricevute, le segnalazioni vengono esaminate dall'organizzazione addetta alla compliance - o, in caso di violazioni potenzialmente gravi, dal Comitato per la compliance appositamente istituito (composto dal Chief Compliance Officer, dal Responsabile dell'Ufficio legale, dal Responsabile dell'Audit aziendale, dal Responsabile delle Risorse umane) nel rispetto di tutti i principi procedurali necessari (ad esempio, riservatezza, protezione dei segnalanti) e della legge applicabile, e vengono avviate le misure necessarie.

Tutti i soggetti coinvolti lavorano nel modo più efficiente possibile per esaminare e risolvere i problemi. Tuttavia, ogni indagine è diversa e quindi il tempo richiesto può variare. DEUTZ si impegna a trattare tutti i problemi con tempestività, vale a dire entro settimane e non mesi, e a fornirvi un riscontro sullo stato dell'indagine al più tardi dopo tre mesi. A indagine ultimata, riceverete un riscontro.

Un dialogo continuativo con i segnalanti è necessario per poter trattare il caso con attenzione e, se necessario, avviare misure investigative adeguate. Siamo pertanto grati se il segnalante potrà garantirci un canale di comunicazione.

Se non viene offerto alcun canale di comunicazione (come un indirizzo e-mail “anonimo” creato appositamente per questo scopo, ecc.), ad esempio perché non viene fornito alcun indirizzo di contatto per motivi di anonimato, partiamo dal presupposto che l'interessato desideri rinunciare consapevolmente e coerentemente al diritto di ricevere una conferma di ricezione (entro sette giorni dalla ricezione) della sua segnalazione o una notifica (provvisoria) dei risultati (entro tre mesi dalla ricezione della segnalazione). Vi assicuriamo comunque che tratteremo le segnalazioni in modo adeguato.

Vogliate considerare che le segnalazioni da voi fornite possono portare a decisioni che comportano possibili conseguenze per i dipendenti del Gruppo DEUTZ e per terzi. Vi chiediamo pertanto di fornirci informazioni corrette e complete secondo scienza e il più concrete possibile. Nel descrivere i fatti del caso è utile contemplare le seguenti domande:

• Chi è coinvolto? Chi è stato colpito?
• Cosa è successo?
• Quando si è verificato il fatto?
• Con quale frequenza si è verificato?
• Dove si è verificato il fatto?

Assicuratevi che le descrizioni siano comprensibili anche per i non addetti. È utile che rimaniate a disposizione per ulteriori domande, per esempio, tramite un indirizzo e-mail appositamente creato.

Verifica dell'efficacia:

L'efficacia della procedura di segnalazione viene verificata a seconda del caso, tuttavia almeno una volta all'anno.

Periodo di conservazione dei dati:

Il Gruppo DEUTZ conserva le informazioni per tutto il tempo necessario per il follow-up o per il tempo in cui siamo obbligati o autorizzati a farlo per legge.