Le système d’alerte DEUTZ / Règlement de procédure en cas de plainte

Le service que nous proposons ici permet aux membres de notre personnel, à nos partenaires, à nos clients ou autres tiers de signaler 24 heures sur 24 les infractions de conformité observées se rapportant au Groupe DEUTZ afin d’identifier rapidement les violations de droits et de règlements et de mettre fin à un comportement fautif établi. En effet, les infractions aux lois et aux directives sont susceptibles de porter sévèrement atteinte à l’entreprise, à son personnel, aux partenaires commerciaux mais aussi aux intérêts collectifs. 

Faites usage de notre système d’alerte / procédure de plainte lorsque vous disposez d’indices concrets concernant de graves infractions aux lois en vigueur, aux directives ou aux principes de l'entreprise. Les infractions graves sont notamment: 

• la corruption, les infractions au droit des cartels et le blanchiment de capitaux ;
• le vol, le détournement de fonds et l’enrichissement ;
• les infractions aux dispositions relatives aux valeurs mobilières et l’utilisation illicite d'informations privilégiées ;
• les risques envers les droits humains ou l’environnement ainsi que les atteintes à des obligations relatives aux droits humains ou à l’environnement émanant des activités commerciales de DEUTZ ou de l’un de ses fournisseurs directs ou indirects ; est considéré comme une atteinte à un droit protégé ou à une obligation relative aux droits humains ou à l’environnement tout comportement allant à l'encontre d’une des interdictions mentionnées au §2, al. 2 et 3 de la loi allemande LkSG ;
• les infractions envers les normes environnementales ;
• la falsification et la suppression de contrats, de rapports et d’enregistrements ;
• les atteintes sévères à la vie privée et à la protection des données ;
• le comportement fautif en matière de comptabilité correcte, de contrôles internes des comptes, de contrôle de la gestion financière et d'établissement du bilan ;
• les irrégularités susceptibles de nuire notablement à la réputation de l’entreprise ;
• Les infractions commises par les cadres dirigeants ainsi que par les organes exécutifs ;
• les abus se rapportant au droit européen, tels que la fraude fiscale ou autres délits relatifs à des marchés publics, à la sécurité du produit et de la circulation, à la sécurité publique et à la protection du consommateur.

Protection pour toutes les parties impliquées:

Le système d’alerte/la procédure de plainte garantit la meilleure protection possible aux lanceurs d’alerte et aux personnes concernées, entre autre en autorisant une utilisation sous couvert de l’anonymat lorsque cela est souhaité. Vous pouvez également transmettre vos informations à l’adresse courriel ComplianceDEUTZcom ou à tout moment par voie postale (DEUTZ AG, Corporate Compliance, Ottostr. 1, D 51149 COLOGNE - ALLEMAGNE). 

Une enquête sur les faits est initiée uniquement au terme d’une vérification minutieuse des informations et en présence d’indices concrets laissant présumer une infraction réglementaire. Les informations sont traitées dans le cadre d’une procédure équitable et confidentielle. Le nom du lanceur d’alerte ou bien les circonstances susceptibles de divulguer l’identité du lanceur d’alerte ne sont pas mentionnés à la personne incriminée, ni rendus publics. Dans des cas exceptionnels seulement, par exemple en raison de dispositions légales, une révélation de l’identité pourra s’avérer nécessaire. Tout acte de discrimination, d’intimidation ou d’hostilité dû à la notification effectuée via le système d’alerte/la procédure de plainte DEUTZ sera examiné et sanctionné selon le même processus.

TELL US, but tell it right.
 

À leur réception, les informations sont examinées par l’organisation Compliance ou, dans le cas d'infractions graves, par le Comité Compliance (comprenant le Chief Compliance Officer, le directeur du service juridique, le directeur Corporate Audit et le directeur du personnel) dans le respect de tous les principes de procédure nécessaires (par ex. confidentialité, protection des lanceurs d’alerte) ainsi que dans le respect du droit applicable, puis les mesures nécessaires sont initiées. 

Toutes les personnes impliquées travaillent aussi efficacement que possible pour examiner et résoudre les problèmes. Cependant, chaque examen ayant sa propre spécificité, le temps à y consacrer est susceptible de varier. DEUTZ s’efforce de traiter toutes les questions rapidement, en termes de semaines plutôt que de mois, et de revenir vers vous au plus tard au bout de 3 mois pour vous informer sur l’état d’avancement. La clôture d’un examen vous sera communiquée. 

Le dialogue régulier avec les lanceuses et lanceurs d’alerte est nécessaire pour pouvoir traiter le dossier avec soin et mettre en œuvre des mesures d’examen appropriées si nécessaire. Par conséquent, nous apprécions que la personne ayant lancé l’alerte nous accorde une possibilité de communiquer avec elle. 

Lorsqu’aucune possibilité de communication n’est donnée (telle que via une adresse courriel « anonyme » spécialement mise en place à cet effet, etc.), par l’absence d’une adresse de contact pour des raisons d’anonymat par exemple, nous partons du principe que vous renoncez en connaissance de cause et tacitement à la réception d’un avis de réception (dans les sept jours suivant la réception) pour votre alerte, resp. à une notification (intermédiaire) du résultat (dans les trois mois suivant la réception du message). Soyez certain(e) que nous nous intéresserons néanmoins à vos informations de manière adéquate. 

Soyez conscient(e) du fait que toutes les indications que vous ferez sont susceptibles d'entraîner des décisions ayant des conséquences potentielles pour le personnel au sein du Groupe DEUTZ comme pour des tiers. Par conséquent, nous vous remercions de bien vouloir mettre à notre disposition des informations complètes et véridiques en votre âme et conscience, et de les formuler le plus concrètement possible. Lorsque vous exposez la situation, il est utile de prendre en compte les questions suivantes : 

• De qui s’agit-il ? Qui est concerné ? 
• Que s’est-il passé ? 
• Quand l’évènement s’est-il produit ? 
• Combien de fois s’est-il produit ? 
• Où a eu lieu l’évènement ? 

Veillez à ce que les descriptions soient compréhensibles même pour des personnes extérieures. C’est pourquoi il serait utile que vous soyez disponible en cas de questions supplémentaires, ne serait-ce qu'avec une adresse courriel spécialement mise en place à cet effet par exemple.
 

Vérification de l’efficacité:

L’efficacité de la procédure de plainte est vérifiée en fonction de l’évènement, cependant au moins une fois par an.

Durée de stockage des données:

Le Groupe DEUTZ stocke les informations aussi longtemps que nécessaire pour le suivi ou que la législation nous l’impose et/ou nous l’autorise.