道依茨举报系统/投诉程序规则

道依茨公司的员工、商业合作伙伴、客户和其他第三方可以全天候举报观察到的道依茨集团的违规行为，以便我们迅速发现违法违规行为，并制止经证实的不当行为。违法违规行为将给公司、员工、商业合作伙伴和公众造成严重损害。

如果您有具体证据，可指证严重违反适用法律、准则或公司原则的行为，请使用集团的举报系统/进入投诉程序。严重违法违规行为包括：

• 腐败、垄断和洗钱
• 盗窃、贪污和敛财
• 违反证券法规和非法使用内幕信息
• 道依茨集团、其直接或间接的供应商的业务活动所引起的人权或环境风险，以及违反人权或环境义务的行为；违反法律立场或人权/环境义务的行为，即违反《德国供应链尽职调查法》第二条第2款和第3款禁令规定的行为。
• 违反环境标准
• 伪造和隐瞒合同、报告或录音录像记录
• 严重侵犯隐私、违反数据保护的规定
• 违反账目报告、内部账目报告核查、审计和财务报告相关规定的不当行为
• 可能严重损害公司声誉的违规行为
• 管理人员和机构成员的违法违规行为
• 欧盟法律执行不当，如税务欺诈，或与公共合同、产品和道路安全、公共健康和消费者保护相关的犯罪行为
   
• 保护所有涉及人员：
• 举报系统/投诉程序确保为举报人和相关人员提供最大限度的保护，必要时可以匿名使用。举报人可以随时将举报内容发送至电子邮箱ComplianceDEUTZcom或邮寄至道依茨股份公司的企业合规部，邮寄地址：Ottostr. 1, 51149 Köln（科隆）。
• 在仔细核实举报信息后，当有具体证据表明存在违规行为时，公司才会启动事实调查与认定程序。我们将依据公平和保密的原则来处理所获信息。举报人的姓名或可能暴露举报人身份的信息不会向被告或公众披露。只有在特殊情况下（例如根据法律规定），才会披露身份信息。举报人若因在道依茨举报系统/投诉程序中进行举报而受到歧视、恐吓或被敌意针对，针对这种情况，我们将启动同样的程序对此进行调查和处罚。

请告知我们，但请务必实话实说：

收到举报后，合规部门或（存在重大违法违规行为风险时，为此）专门成立的合规委员会（由首席合规官、法律事务主管、公司审计主管和人力资源主管组成）将根据所有必要的程序原则（如保密原则、举报人受保护原则）和适用法律开展调查，并采取必要的措施。

所有参与人员都应尽可能高效地开展调查并解决问题。但每次调查的情况不尽相同，所需的时间也可能不同。道依茨将争取尽快处理所有举报（避免数月的漫长调查期，尽量在几周内完成），并最迟在三个月后向举报人反馈处理情况。调查结束后，举报人将收到反馈。

我们需要与举报人定期交流，以确保能审慎地处理案件，并在必要时启动适当的调查措施。为此，我们希望举报人能提供自己的联系方式。

如果举报人因匿名等原因没有留下联系地址和通信方式（例如为匿名举报而专门设置了“匿名”电子邮件地址等），我们默认举报人有意识地放弃了接收确认收件（在收到举报后七天内发出）和（中期）结果通知（在收到举报后三个月内发出）的权利。无论如何，请放心，我们一定会妥善处理这类举报。

请注意，举报人提供的任何信息都可能导致做出影响道依茨集团员工和第三方的决定。故请举报人务必提供正确、完整且尽可能具体的信息。在描述事实时，举报人可以下列问题为导向：

关于谁？涉及人员有谁？
发生了什么事？
事情是什么时候发生的？
这类事情发生的频率如何？
事情发生在哪里？
举报人须确保非专业人士也能理解所提交的事实描述。举报人后期若能进一步解答疑问，例如借助专门为此设置的电子邮件地址，这将有助于事实的调查。

有效性核查：

我们将对投诉程序做事件相关的有效性核查，至少每年一次。

数据的存储期限：

道依茨集团对举报信息的存储期限取决于后续工作是否需要相关的信息，或法律规定的信息存储义务，抑或是法律授权的存储期限。