DEUTZ ihbar sistemi/şikayet prosedürü

Çalışanlarımız, iş ortaklarımız, müşterilerimiz ve diğer üçüncü taraflar, yasa ve diğer kural ve yönetmelik ihlallerinin hızlı bir şekilde soruşturulmasını ve kanıtlanmış suistimallerin durdurulmasını sağlamak için DEUTZ Grubu ile ilgili uyum ihlallerini istedikleri zaman bildirebilirler. Yasaların ve politikaların ihlali, Şirkete, çalışanlarına ve iş ortaklarına ve aynı zamanda genel olarak topluma ciddi zararlar verebilir.

Yürürlükteki yasaların, politikaların veya kurumsal ilkelerin ciddi bir şekilde ihlal edildiğine dair herhangi bir kesin belirtinin farkına varırsanız lütfen ihbar sistemini/şikayet prosedürünü kullanın. Ciddi ihlaller başlıca şunları içerir:

• Yolsuzluk, antitröst ihlali veya kara para aklama vakaları

• Hırsızlık, zimmete para geçirme veya yasadışı zenginleşme vakaları

• Menkul kıymetler düzenlemelerinin ihlali veya içeriden alınan bilgilerin yasadışı kullanımı

• DEUTZ'un veya doğrudan veya dolaylı tedarikçilerimizden birinin ticari faaliyetlerinden kaynaklanan insan hakları veya çevresel riskler ve insan hakları veya çevresel yükümlülüklerin ihlalleri; korunan bir yasal konumun veya insan hakları veya çevresel yükümlülüğün ihlali, LkSG Madde 2 (2) ve (3)'te belirtilen yasaklardan birini ihlal eden herhangi bir davranıştır

• Çevre standartlarının ihlali

• Sözleşmelerin, raporların veya kayıtların tahrif edilmesi veya gizlenmesi

• Ciddi gizlilik veya veri koruma ihlalleri

• Uygun muhasebe uygulamaları, iç muhasebe kontrolleri, denetim ve finansal raporlama ile ilgili suistimaller

• Şirketin itibarına ciddi zarar verebilecek kural ihlalleri

• İdari personelin veya yönetim organları üyelerinin görevi kötüye kullanması

• AB hukuku ihlalleri, örneğin vergi dolandırıcılığı veya kamu sektörü sözleşmeleri, ürün güvenliği, yol güvenliği, kamu sağlığı veya tüketicinin korunmasına ilişkin suistimaller

İlgili tüm taraflar için koruma:

İhbar sistemi/şikayet prosedürü, örneğin şüpheleri anonim olarak bildirme seçeneği sunarak, ihbarda bulunanlar ve etkilenen taraflar için mümkün olan en yüksek korumayı garanti eder. Şikayetlerinizi ComplianceDEUTZcom e-posta adresine veya posta yoluyla (DEUTZ AG, Corporate Compliance, Ottostr. 1, 51149 Köln, Almanya) da gönderebilirsiniz.

Bir soruşturma, ancak bildirilen uyumsuzluk kapsamlı bir şekilde incelendikten ve suistimale ilişkin kesin belirtiler tespit edildikten sonra başlatılır. Bilgiler adil ve gizli bir süreçte incelenir. Ne ihbarcının adı ne de kimliğini ortaya çıkarabilecek herhangi bir bilgi, bildirilen şüphe konusuna veya daha geniş bir kamuoyuna açıklanmaz. İhbarda bulunan kişinin kimliği yalnızca istisnai durumlarda, örneğin yasaların gerektirmesi halinde açıklanır. DEUTZ ihbar sistemi/şikâyet prosedürü aracılığıyla bildirilen şüphelerle bağlantılı her türlü ayrımcılık, korkutma veya düşmanlık vakası aynı süreç aracılığıyla soruşturulur ve uygun şekilde cezalandırılır.

BİZE SÖYLEYİN, ama doğru söyleyin.

Bir şüphe raporu alındığında, Uyum kuruluşu veya - çok ciddi bir potansiyel ihlal durumunda - özel Uyum Komitesi (Baş Uyum Görevlisi, Hukuk Başkanı, Kurumsal Denetim Başkanı ve İK Başkanından oluşur), bildirilen bilgileri yürürlükteki tüm yasalara ve prosedür kurallarına (örneğin gizlilik ve ihbarcının korunmasına ilişkin) uygun olarak inceler ve gerekli önlemleri başlatır.

İlgili herkes sorunları araştırmak ve çözmek için mümkün olduğunca verimli bir şekilde çalışır. Ancak, her soruşturma farklıdır ve bu nedenle geçen süre değişebilir. DEUTZ, tüm talepleri hızlı bir şekilde, yani aylar yerine haftalar içinde işleme koymayı ve en geç 3 ay sonra soruşturmanın durumu hakkında size geri bildirimde bulunmayı amaçlamaktadır. Bir soruşturma tamamlandığında geri bildirim alacaksınız.

İhbarcı ile diyalog, şüphenin doğru ve kapsamlı bir şekilde değerlendirilebilmesini ve gerektiğinde soruşturma eyleminin başlatılabilmesini sağlamak için genellikle gereklidir. Bu nedenle, ihbarcı tarafından sağlanan her türlü iletişim aracını memnuniyetle karşılıyoruz.

İhbarda bulunan kişi olarak, örneğin anonimlik nedeniyle herhangi bir iletişim aracı (bu amaç için özel olarak oluşturulmuş anonim bir e-posta adresi gibi) sağlamazsanız, bunu, raporunuzun alındığına dair bir onay (aksi takdirde alındıktan sonraki yedi gün içinde gönderilecektir) veya incelemenin bulgularına ilişkin (ara) bir rapor (aksi takdirde raporunuzun alınmasından sonraki üç ay içinde gönderilecektir) almayacağınız gerçeğinin zımni ancak bilinçli bir kabulü olarak değerlendireceğiz. Lütfen gönderdiğiniz bilgilerin her durumda gerektiği gibi inceleneceğinden emin olunuz.

Gönderdiğiniz bilgilerin DEUTZ Grubu çalışanları ve üçüncü taraflar için sonuçları olabilecek kararlara yol açabileceğini unutmamalısınız. Bu nedenle, yalnızca bildiğiniz kadarıyla doğru ve eksiksiz bilgiler vermenizi ve şüphelendiğiniz uyumsuzluğu mümkün olduğunca açık ve net bir şekilde tanımlamanızı rica ediyoruz. Örneğin, şüphelenilen olayla ilgili açıklamanızın aşağıdaki soruları yanıtlaması inceleme sürecine yardımcı olur:

• Potansiyel şüpheli kim? Kim etkilenmiştir?

• Ne oldu?

• Olay ne zaman meydana geldi?

• Bu tür olaylar ne sıklıkla meydana geldi?

• Olay nerede meydana geldi?

Lütfen açıklamanın teknik ayrıntılara aşina olmayan kişilerin durumu anlayabileceği kadar açık olması gerektiğini unutmayın. Daha fazla soruyu yanıtlamak için sizinle irtibata geçilebilirse, inceleme sürecine yardımcı olacaktır. Bu amaçla, sadece bu amaç için oluşturulmuş bir e-posta adresi vermeniz yeterli olacaktır.

Etkinliğin gözden geçirilmesi:

Şikayet prosedürünün etkinliği geçici olarak, ancak yılda en az bir kez gözden geçirilir.

Kayıt saklama süresi:

DEUTZ Grubu, ihbar raporlarını soruşturma süreci için gerekli olduğu sürece veya kanunen bu tür raporları saklamamız gerektiği veya buna hakkımız olduğu sürece saklar.