El sistema de denuncia de irregularidades / el reglamento que regula el procedimiento de quejas de DEUTZ

Con este sistema brindamos a nuestros empleados, socios comerciales, clientes y otros terceros la posibilidad de denunciar, en todo momento, infracciones de Compliance que hayan observado y que estén relacionadas con el grupo DEUTZ, para sacar rápidamente a la luz infracciones contra el derecho y contra las normas y poner fin a conductas incorrectas demostradas. Pues las infracciones de leyes y directrices no solo pueden causar graves daños a la empresa, a sus empleados y a sus socios comerciales, sino también al público en general.

Utilice nuestro sistema de denuncia de irregularidades / procedimiento de quejas si tiene indicios concretos para sospechar de infracciones graves de leyes, directrices o principios de la empresa vigentes. Constituyen infracciones graves, sobre todo:

• delitos de corrupción, contra la legislación antimonopolio y de blanqueo de dinero;
• delitos de hurto y robo, desfalco y enriquecimiento;
• infracciones contra las disposiciones en materia de valores y el uso ilegal de información privilegiada;
• riesgos relacionados con los derechos humanos o el medio ambiente, así como infracciones de obligaciones relacionadas con los derechos humanos o el medio ambiente, que tengan su origen en las actividades económicas de DEUTZ o uno de nuestros proveedores indirectos o directos; constituye una infracción de una posición jurídica protegida o una obligación en materia de derechos humanos o medio ambiente cualquier conducta que incumpla una de las prohibiciones mencionadas en el artículo 2, apartados 2 y 3, de la Ley alemana de diligencia debida en las cadenas de suministro;
• infracciones de las normas medioambientales;
• falsificación y ocultación de contratos, informes o registros;
• violaciones graves de la esfera privada y de la protección de datos;
• conducta incorrecta en relación con la presentación de cuentas correcta, los controles internos de la presentación de cuentas, la auditoría y la contabilización;
• incumplimientos de las normas que puedan dañar gravemente la reputación de la empresa;
• infracciones del personal directivo y de los miembros de los órganos de administración;
• irregularidades relacionadas con el derecho de la UE, como fraude fiscal o delitos relacionados con contratos públicos, la seguridad de los productos y la seguridad vial, la salud pública, así como la protección de los consumidores.
   

Protección para todas las partes implicadas:

El sistema de denuncia de irregularidades / procedimiento de quejas garantiza la máxima protección para denunciantes y personas afectadas, entre otras cosas, porque, si se desea, se puede utilizar de forma anónima. Asimismo, también puede presentar sus denuncias en la dirección de correo electrónico ComplianceDEUTZcom o en cualquier momento por vía postal (DEUTZ AG, Corporate Compliance, Ottostr. 1, 51149 Colonia, Alemania).

Los hechos solo se investigan después de haberse llevado a cabo un examen exhaustivo de la denuncia y si existen indicios concretos de que se ha cometido una infracción de las normas. El tratamiento de la información tiene lugar en el marco de un proceso justo y confidencial. De cara a la persona inculpada o la opinión pública no se mencionarán ni el nombre del denunciante ni circunstancias que pudieran revelar su identidad como denunciante. Solo en casos excepcionales, p. ej., debido a disposiciones legales, podría ser necesario revelar dicha identidad. La discriminación, la intimidación o las hostilidades que se produzcan a resultas de una denuncia presentada a través del sistema de denuncia de irregularidades / del procedimiento de quejas de DEUTZ serán investigadas y perseguidas conforme al mismo proceso.

TELL US, but tell it right.
 

Tras la recepción de las denuncias, estas son comprobadas por la organización de Compliance o —si se trata de posibles infracciones  graves— por el Comité de Compliance creado especialmente para estos fines (compuesto por el director de Compliance, el director de Derecho, el director de Auditoría Corporativa, el director de Personal) atendiendo a todos los principios procedimentales necesarios (p. ej., confidencialidad, protección de los denunciantes), así como en cumplimiento del derecho aplicable, y se ponen en marcha las medidas necesarias.

Todas las partes implicadas trabajan de la forma más eficiente posible para comprobar y solucionar problemas. No obstante, cada caso es diferente, por lo que el tiempo necesario para el esclarecimiento de los hechos puede variar. DEUTZ aspira a tramitar sin dilación todos los casos, más bien en cuestión de semanas que de meses, y a informarle del estado de la tramitación a más tardar en un plazo de tres meses. Cuando se concluya la investigación se le informará al respecto.

A fin de poder tramitar el caso meticulosamente y, en su caso, poner en marcha las correspondientes medidas para su esclarecimiento, se requiere un diálogo regular con los denunciantes. Por ese motivo, agradeceríamos que el denunciante nos pueda garantizar una vía de comunicación.

Si no se ofreciera ninguna vía de comunicación (por ejemplo, a través de una dirección de correo electrónico “anónima” creada expresamente para este fin, etc.), porque, por ejemplo, por razones de anonimato no se ha comunicado ninguna dirección de contacto, supondremos que usted desea renunciar consciente e implícitamente a recibir una confirmación de recepción de su denuncia (que, de lo contrario, se enviaría en un plazo de siete días a contar a partir de la recepción ) o a una notificación (preliminar) del resultado (que, de lo contrario, se enviaría en un plazo de tres meses a contar a partir de la recepción de la notificación). No obstante, puede tener la seguridad de que nos ocuparemos de la información proporcionada de la forma pertinente.

Recuerde que todos los datos que indique pueden redundar en decisiones que acarreen consecuencias para los empleados del grupo DEUTZ y para terceros. Por eso le rogamos que nos facilite información que, a su leal saber y entender, sea correcta y completa y esté formulada de la forma más concreta posible. Resulta útil que, a la hora de exponer los hechos, tenga en cuenta las preguntas siguientes:

• ¿De quién se trata? ¿Quién es la persona afectada?
  ¿Qué ha pasado?
  ¿Cuándo han sucedido los hechos?
  ¿Con qué frecuencia han sucedido?
  ¿Dónde han sucedido?

Preste atención a que las descripciones puedan ser comprensibles también para las personas que no estén familiarizadas con su ámbito de trabajo. A este respecto puede ser útil que esté disponible para responder a preguntas complementarias, aunque sea a través de, por ejemplo, una dirección de correo electrónico creada expresamente para ello.

Comprobación de la eficacia:

La eficacia del procedimiento de quejas será comprobada ad hoc, si bien dicha comprobación se llevará a cabo al menos una vez al año.

Tiempo de almacenamiento de los datos:

El grupo DEUTZ guardará las denuncias durante el tiempo que sea necesario para la tramitación ulterior del caso o si estuviera obligado o facultado para ello por imperativo legal.