DEUTZ-klokkenluidersregeling

Het klokkenluiderssysteem/de klachtenprocedure van DEUTZ

Hier kunnen onze medewerkers, zakenpartners, klanten en andere derde partijen te allen tijde overtredingen van de nalevingsregels met betrekking tot de DEUTZ-groep melden, zodat schendingen van wetten en andere regels en voorschriften snel kunnen worden onderzocht en bewezen wangedrag kan worden gestopt. Overtredingen van wetten en beleidsregels kunnen ernstige schade toebrengen aan de onderneming, haar medewerkers en haar zakenpartners, maar ook aan de samenleving als geheel.

Maak gebruik van het klokkenluiderssysteem/de klachtenprocedure als u concrete aanwijzingen krijgt van een ernstige overtreding van toepasselijke wetten, beleidsregels of bedrijfsprincipes. Ernstige overtredingen omvatten voornamelijk:

• Gevallen van corruptie, schending van de mededingingswetgeving of het witwassen van geld
• Gevallen van diefstal, verduistering of onrechtmatige verrijking
• Overtredingen van effectenregelgeving of het onrechtmatig gebruik van voorkennis
• Mensenrechten- of milieurisico’s en schendingen van mensenrechten- of milieuverplichtingen die voortvloeien uit de bedrijfsactiviteiten van DEUTZ of een van onze directe of indirecte leveranciers; een schending van een beschermde rechtspositie, mensenrechten of milieuverplichting is elk gedrag dat in strijd is met een van de verboden zoals vastgelegd in § 2 (2) en (3) LkSG
• Overtredingen van milieunormen
• Vervalsing of achterhouding van contracten, rapporten of documenten
• Ernstige schendingen van de privacy of gegevensbescherming
• Wangedrag met betrekking tot deugdelijke boekhoudpraktijken, interne boekhoudcontroles, audits en financiële verslaglegging
• Overtredingen van regels die ernstige schade aan de reputatie van de onderneming kunnen toebrengen
• Wangedrag van leidinggevend personeel of leden van bestuursorganen
• Inbreuken op EU-wetgeving, bijvoorbeeld belastingfraude of wangedrag met betrekking tot overheidsopdrachten, productveiligheid, verkeersveiligheid, volksgezondheid of consumentenbescherming

Bescherming voor alle betrokken partijen:

Het klokkenluiderssysteem/de klachtenprocedure garandeert de grootst mogelijke bescherming voor klokkenluiders en betrokken partijen, bijvoorbeeld door de mogelijkheid te bieden om vermoedens anoniem te melden. U kunt uw klachten ook sturen naar het e-mailadres ComplianceDEUTZcom of per post (DEUTZ AG, Corporate Compliance, Ottostr. 1, 51149 Keulen, Duitsland).

Er wordt pas een onderzoek ingesteld nadat de gemelde overtreding grondig is onderzocht en er duidelijke aanwijzingen voor wangedrag zijn vastgesteld. De informatie wordt in een eerlijk en vertrouwelijk proces beoordeeld. Noch de naam van de klokkenluider, noch enige informatie die zijn of haar identiteit zou kunnen onthullen, wordt bekendgemaakt aan de persoon op wie het gemelde vermoeden betrekking heeft of aan het grote publiek. De identiteit van de klokkenluider wordt alleen in uitzonderlijke omstandigheden bekendgemaakt, bijvoorbeeld indien dit wettelijk vereist is. Eventuele gevallen van discriminatie, intimidatie of vijandigheid in verband met vermoedens die via het DEUTZ-klokkenluiderssysteem of de klachtenprocedure zijn gemeld, worden onderzocht en waar nodig bestraft via dezelfde procedure.

MELD HET ONS, maar meld het op de juiste manier.
 

Zodra een melding van een vermoeden is ontvangen, beoordeelt de Compliance-afdeling of – in het geval van een zeer ernstige mogelijke overtreding – de speciale Compliance-commissie (bestaande uit het hoofd Compliance, het hoofd Juridische Zaken, het hoofd Bedrijfsaudit, en het hoofd van HR) de gemelde informatie in overeenstemming met alle toepasselijke wetten en procedurele regels (bijv. betreffende vertrouwelijkheid en de bescherming van de klokkenluider) en neemt indien nodig maatregelen.

Alle betrokkenen werken zo efficiënt mogelijk om problemen te onderzoeken en op te lossen. Elk onderzoek is echter anders en daarom kan de benodigde tijd variëren. DEUTZ streeft ernaar alle meldingen snel te behandelen, d.w.z. binnen weken in plaats van maanden, en u uiterlijk na 3 maanden feedback te geven over de stand van zaken van het onderzoek. Zodra het onderzoek is afgerond, ontvangt u hierover feedback.

Dialoog met de klokkenluider is vaak noodzakelijk om ervoor te zorgen dat het vermoeden goed en grondig kan worden beoordeeld en dat er indien nodig onderzoeksmaatregelen kunnen worden genomen. Wij staan daarom open voor elke vorm van contact die de klokkenluider aanbiedt.

Als u, als klokkenluider, geen contactgegevens opgeeft (zoals een anoniem e-mailadres dat speciaal voor dit doel is aangemaakt), bijvoorbeeld omwille van anonimiteit, beschouwen wij dit als een impliciete maar bewuste aanvaarding van het feit dat u geen ontvangstbevestiging van uw melding ontvangt (die anders binnen zeven dagen na ontvangst zou worden verzonden) of een (tussentijds) rapport over de bevindingen van het onderzoek (dat anders binnen drie maanden na ontvangst van uw melding zou worden verzonden). U kunt erop vertrouwen dat de door u verstrekte informatie in elk geval zorgvuldig zal worden onderzocht.

Houd er rekening mee dat alle informatie die u indient aanleiding kan geven tot beslissingen die gevolgen kunnen hebben voor de medewerkers van de DEUTZ-groep en voor derden. Wij verzoeken u daarom alleen informatie te verstrekken die, voor zover u weet, juist en volledig is, en uw vermoeden van niet-naleving zo duidelijk en specifiek mogelijk te beschrijven. Het helpt het onderzoek bijvoorbeeld als uw beschrijving van het vermoedelijke incident antwoord geeft op de volgende vragen:

• Wie is de mogelijke verdachte? Wie is er betrokken?
• Wat is er gebeurd?
• Wanneer heeft het incident plaatsgevonden?
• Hoe vaak hebben dergelijke incidenten zich voorgedaan?
• Waar heeft het incident plaatsgevonden?

Houd er rekening mee dat de beschrijving duidelijk genoeg moet zijn, zodat ook personen die niet bekend zijn met de technische details de situatie kunnen begrijpen. Het helpt het beoordelingsproces als u bereikbaar bent voor het beantwoorden van verdere vragen. Hiervoor volstaat het als u een e-mailadres opgeeft dat uitsluitend voor dit doel is aangemaakt.

Beoordeling van de doeltreffendheid:

De doeltreffendheid van de klachtenprocedure wordt op ad-hocbasis beoordeeld, maar ten minste één keer per jaar.

Bewaartermijn:

De DEUTZ-groep bewaart meldingen van klokkenluiders zolang deze nodig zijn voor het onderzoeksproces, of zolang wij wettelijk verplicht of gerechtigd zijn om dergelijke meldingen te bewaren.